Đơn vị nào nên sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ?

Tổng đài điện thoại ngày nay được sử dụng rộng rãi trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Việc thiết kế, xây dựng và lắp đặt tổng đài cũng trở nên dễ dàng hơn khi có những đơn vị cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài cho văn phòng chất lượng. Trước khi lắp đặt chắc chắn quý khách hàng cũng muốn tìm hiểu về chúng, vậy hãy tham khảo những nội dung liên quan dưới đây nhé!

1. Công ty nào nên sử dụng tổng đài nội bộ?

- Công ty có văn phòng nhiều nơi, đa chi nhánh.

- Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người nghe. Yêu cầu bảo mật cao.

- Đơn vị doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc giữa các phòng ban, cần gọi cho nhanh nội bộ và gọi ra ngoài.

- Cần tổng đài điện thoại phục vụ cho việc bán hàng trực tuyến, chăm sóc khách hàng.

- Cần tổng đài điện thoại nội bộ để thực hiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng, khách hàng có thể truy vấn thông tin doanh nghiệp;...

2. Tổng đài điện thoại nội bộ mang lại lợi ích gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ mang nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp với nhiều tính năng tiên tiến như:

- Tối ưu bảo mật cuộc gọi, bảo mật thông tin thoại theo lịch trình gọi nội bộ.

- Chặn các cuộc gọi quấy rối theo cá nhân, theo nhóm, theo ngày.

- Không tính cước phí khi liên lạc trong nội bộ.

- Tích hợp VoIP giữa các chi nhánh công ty, nhờ đó trao đổi miễn phí.

- Tổng đài điện thoại nội bộ có thể tự động phát lời chào.

- Dễ dàng chuyển cuộc thoại cho người khác khi vắng mặt.

- Cung cấp một số liên lạc điện thoại cố định trên nhiều máy nhánh.

- Số điện thoại dễ đọc, dễ nhớ.

- Đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào và trượt theo từng nhóm.

- Tiết kiệm chi phí liên lạc, nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể kiểm soát thời gian sử dụng điện thoại của nhân viên, xử lý các cuộc gọi đến nhanh nhờ tính năng chuyển cuộc gọi đến các máy nhánh.

3. Lựa chọn tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Nếu doanh nghiệp bạn cần lắp đặt tổng đài điện thoại để đơn giản đáp ứng nhu cầu liên lạc trong tổ chức, liên lạc giữa các phòng ban, gọi ra ngoài thì tổng đài Analog là có chi phí rẻ nhất.

Trong trường hợp cần tổng đài phục vụ cho việc bán hàng trực tuyến, chăm sóc khách hàng thì tổng đài IP là lựa chọn phù hợp.

Cần tổng đài điện thoại nội bộ cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bạn có thể chọn tổng đài chăm sóc khách hàng. Hay còn gọi là tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức.

Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì tổng đài IP là giải pháp phù hợp nhất. Tổng đài IP gồm hai loại hệ thống, một loại sử dụng phần cứng, một loại sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ trực tuyến. Đây là tổng đài điện thoại có chi phí hợp lý, không phải đầu tư nhiều.

4. Nên lựa chọn tổng đài điện thoại thế nào?

Hiện nay trên thị trường có nhiều thương hiệu tổng đài nội bộ khác nhau cùng mức chi phí vô cùng đa dạng. Tuy nhiên thương hiệu và khả năng đầu tư tài chính thường không đi cùng nhau. Các đơn vị cung cấp Ở Việt Nam phổ biến hiện nay là ba hãng nước ngoài: LG, Panasonic, Siemens.

Mỗi thương hiệu đáp ứng một nhu cầu riêng với các tính năng chuyên biệt. Vì vậy các nhà đầu tư, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các giải pháp mà nhà cung cấp đưa ra. Bạn có thể lựa chọn tổng đài điện thoại nội bộ dựa trên phân loại theo số lượng máy lẻ.

- Các tổng đài có số lượng từ 30 – 50 máy nhánh gồm: Panasonic KX-TDA100, Siemens Hipath 1150, LG LDK1248, KX-TDA100D.

- Các tổng đài điện thoại có 50 – 120 máy nhánh gồm LG LDK300, Siemens Hipath 3550, Siemens Hipath 1190, KX-TDA200, Panasonic KX-TDA100D.

- Hệ thống tổng đài có số lượng trên 120 máy nhánh gồm: Panasonic KX-TDA600, Siemens Hipath 3800, KX-TDE600.

Tùy vào từng nhu cầu mà doanh nghiệp của bạn lựa chọn hệ thống tổng đài phù hợp. Khi cần thông tin bạn có thể liên hệ Hotline: 09.111.444.26 để được tư vấn trực tiếp. Cảm ơn bạn đã quan tâm bài viết!