Hướng dẫn sử dụng Tổng Đài Điện Thoại Adsun

Trong suốt những năm làm nghề của mình đến giờ, Nam Thái nhận được sự tin tưởng của quý khách hàng khi cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại. Trong bài viết hôm nay, Nam Thái xin giới thiệu đến quý khách hàng hướng dẫn sử dụng tổng đài điện thoại Adsun. Quý khách tham khảo dưới đây!

1. Thiết lập cuộc gọi

1.1 Gọi nội bộ

Là cuộc gọi được thực hiện giữa hai máy nhánh với nhau. Khi gọi nội bộ tổng đài bưu điện sẽ không tính cước cuộc gọi.

Lưu ý: Số nội bộ ban đầu sau khi xuất xưởng được nhà sản xuất mặc định như sau: Jack 01: số nội bộ 101(EXT101); Jack 02: số nội bộ 102(EXT102) ....; Jack 16: số nội bộ 116(EXT116) Jack 17: số nội bộ 117(EXT117) ....; Jack 32: số nội bộ 132(EXT132).

Trong đó Jack là vị trí vật lý mà máy nhánh nội bộ đấu nối vào tổng đài được đánh số theo thứ tự Jack 01, Jack 02,… Jack 32.

Thao tác:

Nhấc máy - > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -> Nhấn số điện thoại nội  bộ -> Chờ máy được gọi trả lời

+ Nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy được gọi đang bận. Gác máy chờ gọi lại sau.

1.2 Gọi ra ngoài trung kế

+ Thao tác:

Nhấc máy -> Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -> Nhấn  số 0 (hoặc số 9) -> Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -> Nhấn số điện thoại bên ngoài

Lưu ý: Nếu nghe tín hiệu báo bận khi nhấn số 0 (hoặc số 9) thì trung kế đang bị chiếm. gác máy gọi lại sau. Nếu nghe tín hiệu báo bận khi nhấn số ngoài trung kế  thì máy được gọi đang bận, gác máy gọi lại sau.

2. Nhận cuộc gọi

2.1 Nhận cuộc gọi nội bộ

Khi nghe tín hiệu chuông nội bộ (hồi chuông ngắn), chúng ta ngầm hiểu là có máy nhánh khác gọi tới.

Thao tác: Nghe tín hiệu chuông nội bộ -> Nhấc máy và đàm thoại

2.2 Nhận cuộc gọi từ trung kế

Khi nghe tín hiệu chuông từ trung kế (hồi chuông dài phân biệt với hồi chuông ngắn nội bộ), ta ngầm hiểu là có cuộc gọi từ trung kế vào.

Thao tác: Nghe tín hiệu chuông trung kế -> Nhấc máy và đàm thoại

3. Chuyển cuộc gọi

Khi một máy nhánh nhận cuộc gọi từ ngoài vào, nếu được yêu cầu chuyển cuộc gọi cho máy nhánh khác ta thực hiện như sau:

Thao tác: Đang đàm thoại với người ngoài trung kế -> Nhấn # # để chuyển cuộc gọi -> Nghe tín hiệu mời quay số nội  bộ -> Nhấn  số máy nhánh cần chuyển -> Thông báo cho máy nhánh

Lưu ý:

- Sau khi nhấn số máy nội bộ cần chuyển, bạn có thể gác máy ngay hoặc chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy. Hãy thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển rồi gác máy.

- Nếu bạn gác máy ngay thì khi máy nội bộ bên kia nhấc máy, cuộc gọi sẽ được kết nối với máy ngoài.

- Nếu bạn chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy và thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến thì chỉ khi nào bạn gác máy cuộc gọi mới được kết nối.

- Trong khi bạn thực hiện chuyển cuộc gọi thì máy bên ngoài sẽ nghe nhạc chờ.

- Khi nhấn số máy nhánh cần chuyển mà nghe tín hiệu báo bận hoặc nhấn sai số thì thực hiện lấy lại cuộc gọi (xem phần 4).

4. Lấy lại cuộc gọi đã chuyển

Khi chuyển cuộc gọi từ bên ngoài đến một máy nhánh mà không có người nhấc máy, hoặc nhấn sai số máy nhánh cần chuyển, bạn có thể lấy lại cuộc gọi đã chuyển.

Nếu chưa gác máy xuống:

Thao tác: Nhấn # # để lấy lại cuộc gọi -> Thông báo với máy bên ngoài

Nếu đã gác máy xuống:

Thao tác: Nhấc máy -> Nghe tín hiệu mời quay số -> Nhấn * * để lấy cuộc gọi nội bộ.

5. Rước cuộc gọi

Là tính năng cho phép một máy nhánh bất kỳ (không được chỉ định nhận chuông) nhận cuộc gọi từ ngoài vào.

Ví dụ: Giả sử bạn làm việc ở phòng kinh doanh (EXT101), trong lúc bạn sang phòng kế toán (EXT102) thì máy EXT101 đổ chuông nhưng không có ai nhấc máy. Bạn có thể mượn máy EXT102 (nơi bạn đang có mặt) để nhận cuộc này.

Thao tác: Nhấc máy -> Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -> Nhấn * *

6. Thông báo có cuộc gọi từ trung kế vào

Khi có cuộc gọi từ trung kế vào, nếu máy nhánh được chỉ định đổ chuông đang bận đàm thoại với một máy nhánh khác, thì máy đó sẽ nghe tín hiệu nhắc tút tút, tút tút…, thông báo có cuộc gọi từ ngoài vào.

Thao tác:

- Nghe tut tut… tut tut

- Thông báo với người đang đàm thoại và Gác máy

- Nghe đổ chuông từ trung kế

- Nhấc máy đàm thoại

Kỹ thuật Nam Thái lắp đặt tổng đài cho khách hàng

7. Thông báo trung kế được giải toả

Khi một máy nhánh gọi ra ngoài mà tất cả các trung kế đều bận thì có thể thực hiện việc nhắc trung kế. Sau khi một trong các trung kế được giải toả, tổng đài sẽ tiến hành đổ chuông máy nhánh vừa thực hiện nhắc trung kế, khi nhấc máy thì máy nhánh này sẽ kết nối trực tiếp với trung kế bên ngoài (không cần nhấn số 0 hoặc số 9 để chiếm trung kế)

Thao tác: sau khi bấm số 0 hoặc số 9 mà nghe báo bận (tất cả các trung kế đều bận) để tổng đài thông báo khi có trung kế rỗi phải gác máy xuống và thực hiện:

- Nhấc máy: Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ

- Nhấn # 6, nghe tín hiệu báo bận

- Gác máy chờ điện thoại đổ chuông

Lưu ý:

- Khi thực hiện việc nhắc trung kế, máy đang gọi ra trung kế nghe tín hiệu nhắc (âm thanh tút tút, tút tút…).

- Sau khi nhấn # 6 bạn sẽ nghe tín hiệu báo bận. Hãy gác máy và chờ cho đến khi một trong các trung kế được giải toả sẽ nghe điện thoại đổ chuông. Nhấc máy, nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế, nhấn số điện thoại cần gọi (không nhấn thêm số 0 hoặc số 9 để chiếm trung kế).

- Tín hiệu chuông thông báo trung kế được giải toả là 6 hồi chuông ngắn cách nhau 1.5 giây, khác với tín hiệu chuông nội bộ và tín hiệu chuông khi có cuộc gọi vào từ trung kế, nếu người sử dụng nhấc máy trong lúc đổ chuông thì máy nhánh sẽ kết nối trực tiếp với trung kế, nếu nhấc máy sau khi đã hết chuông thì phải nhấn số 0 hoặc số 9 để chiếm trung kế gọi ra ngòai.

- Với các máy nhánh bị cấm gọi ra ngoài trên tất cả các trung kế thì không sử dụng được dịch vụ này.

Xem thêm >> Thiết bị tổng đài

8. Kiểm tra chuông

Khi gọi đến một máy nội bộ nào đó mà không nghe đổ chuông, có thể xảy ra các trường hợp sau:

- Phần chuông của máy điện thoại bị hư hoặc công tắc chuông(Ringer) đang ở vị trí “OFF”, tiến hành chuyển về “ON”.

- Phần chuông của tổng đài gặp sự cố.

Để xác định phần nào hư ta thực hiện việc kiểm tra chuông như sau:

Thao tác:

- Nhấc máy:    Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ

- Nhấn # 3:    Nghe tín hiệu báo bận

- Gác máy, nghe đổ chuông

Lưu ý: Nếu gác máy mà điện thoại không đổ chuông thì nên thay điện thoại khác. Nếu thay máy khác mà nghe đổ chuông thì do điện thoại hư, còn không đổ chuông thì phần chuông tổng đài đang gặp sự cố.

9. Đàm thoại hội nghị

Hệ thống cho phép đàm thoại hội nghị tay ba giữa hai máy nhánh và một máy ngoài trung kế.

Thao tác:

- Đang đàm thoại với máy ngoài

- Nhấn #  #

- Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ

- Nhấn số máy nhánh muốn hội nghị tay ba

- Nhấn # # để đàm thoại tay ba

Lưu ý:

- Khi nhấn số máy nhánh, nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy nhánh bên kia đang bận, nhấn # # lần nữa để lấy lại cuộc gọi và thông báo cho người ngoài trung kế biết.

- Nếu máy được gọi không muốn đàm thoại hội nghị tay ba thì nhấn # # để lấy lại cuộc gọi và thông báo tình hình.

- Khi đang đàm thoại hội nghị tay ba, nếu một trong hai máy nhánh gác máy thì cuộc đàm thoại vẫn được tiến hành giữa máy ngoài trung kế và máy nhánh còn lại.

+ Ví dụ: máy nhánh số 101 đang đàm thoại với người bên ngoài, cả hai đều muốn đàm thoại tay ba với máy số 103, người sử dụng máy nhánh số 101 thao tác như sau:

- Không gác máy nhấn # #, sẽ nghe tone nội bộ (nếu không nghe phải nhấn lại).

- Nhấn số 103, một trong 2 trường hợp xảy ra:

+ Nghe báo bận hoặc không có người nhấc máy: Nhấn # # để lấy lại cuộc gọi  và thông  báo cho người bên ngoài biết.

+ Nghe hồi âm chuông nội bộ (máy nhánh số 103 đang đổ chuông) sau khi người sử dụng máy nhánh số 103 nhấc máy nhấn # # để đàm thoại hội nghị tay ba.

- Trong lúc chuyển máy người bên ngoài sẽ nghe nhạc chờ.

Ngoài ra còn một số cài đặt khác, quý khách theo dõi ở những bài viết tiếp theo nhé!

Mọi thông tin chi tiết quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TMDV NAM THÁI

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà B3, KĐT Mỹ Đình 1, P.Cầu Diễn, Q.Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội

Điện thoại: 0247.77.99.555 - 09.111.444.26

Email: info@namthaigroup.com

Website: https://thietbiso24h.com