Nên lắp đặt loại tổng đài nào sử dụng cho văn phòng?

Tổng đài điện thoại ngày nay được ứng dụng rộng trong các văn phòng doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Vậy nên lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng loại nào? Cùng Nam Thái tìm hiểu trong nội dung bài viết này nhé!

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại là hệ thống điện thoại nội bộ liên kết các phòng ban, văn phòng nhà xưởng hoặc đơn giản nhất là hệ thống liên kết trực tiếp nội bộ giữa các phòng của khách sạn, quán karaoke với nhau. Ngoài ra khi sử dụng hệ thống tổng đài nội bộ ta có thể dễ dàng cài đặt lời chào khi gọi tới số máy đã được cài đặt sẵn giúp nâng cao dịch vụ khách hàng.

2. Ứng dụng của tổng đài điện thoại

- Sử dụng cho công sở, văn phòng, công ty

- Sử dụng cho Nhà hàng, khách sạn

- Sử dụng cho các nhà xưởng, công xưởng liên lạc với nhau

- Sử dụng cho các quán karaoke

- Sử dụng để liên kết giữa các tòa nhà với nhau, chia phòng ban hiệu quả

3. Các lợi ích khi dùng tổng đài nội bộ

- Liên lạc giữa các máy nhánh với nhau hoàn toàn miễn phí.

- Bảo mật thông tin về các cuộc gọi nội bộ.

- Sử dụng được hết tất cả các đường điện thoại bưu điện nếu có nhiều số bưu điện.

- Chặn được các cuộc gọi ra ngoài ngoại tỉnh hoặc quốc tế không mong muốn nếu nhân viên hoặc người dùng có ý định gọi quốc tế.

- Quản lý chi tiết cuộc gọi của nhân viên qua đó giám sát được hiệu năng công việc.

- Chuyển cuộc gọi nhanh chóng giữa các phòng ban với nhau.

- Cài đặt được lời chào của doanh nghiệp công ty khi có cuộc gọi đến.

- Cài đặt linh động được điện thoại làm lễ tân dễ dàng khi có thay đổi về phòng ban....

Và ngoài ra Tổng đài điện thoại nội bộ còn ứng dụng và đáp ứng được rất nhiều yêu cầu khác về liên lạc nội bộ hữu tuyến và tiết kiệm khác.

4. Các loại tổng đài thông dụng hiện nay

Tổng đài nội bộ analog

Là dạng tổng đài hữu tuyến sử dụng dây thoại 2 lõi hoặc 4 lõi để truyền tín hiệu với khoảng cách tương đối xa nếu tín hiệu tốt và đấu nối chuẩn có thể truyền tín hiệu thoại xa hơn 300m được xây dựng trên nền tảng điện thoại bàn với tín hiệu analog cũ.

Ưu điểm: Tuyền tín hiệu xa trên cặp dây thoại nên hệ thống tổng đài nội bộ Analog luôn có được tín hiệu rất tốt, sự ổn định cao, hầu như các hệ thống tổng đài nội bộ analog hầu như rất ít phát sinh lỗi vì vậy nó có 1 sự ổn định tương đối cao.

Nhược điểm: Do là hệ thống tổng đài sử dụng công nghệ cũ nên việc mở rộng, thay thế, nâng cấp sẽ tương đối tốn kém hoặc phức tạp vì sẽ phải sửa chữa hoặc thay thế hệ thống dây, hoặc chạy thêm dây nếu mở rộng thêm các máy nhánh của điện thoại.

Tổng đài điện thoại IP

Tổng đài điện thoại nội bộ IP là dạng tổng đài sử dụng công nghệ kỹ thuật số (digital) để truyền tín hiệu, với các máy nhánh có địa chỉ IP riêng biệt định danh riêng trong mạng LAN (hệ thống mạng truyền dữ liệu số)

Ưu điểm: Dễ dàng cài đặt, lắp đặt, tiết kiệm dây hơn khi có thể lắp đặt nối tiếp giữa các điện thoại với nhau thông qua bộ chia mạng (switch) do đó sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí về dây mạng. Ngoài ra điện thoại IP còn là hệ thống điện thoại có thể cài đặt chế độ VOIP để các máy điện thoại trực tiếp liên hệ với nhau mà không cần thông qua tổng đài trung tâm. Dễ dàng nâng cấp hệ thống do tín hiệu truyền đi là tín hiệu LAN nên việc thay thế, nâng cấp tương đối dễ dàng và chi phí rẻ.

Nhược điểm: Do là hệ thống tổng đài IP với các thiết bị công nghệ cao nên thường chi phí mua thiết bị sẽ cao hơn tổng đài analog.

5. Nên lựa chọn và sử dụng loại tổng đài nào?

Về bản chất và cách thức sử dụng của tổng đài nội bộ thì cả 2 loại tổng đài Analog và IP thì đều có thể ứng dụng ổn định và hiệu quả được trong hầu hết tất cả các yêu cầu đặt ra với hệ thống tổng đài nội bộ. Nếu các máy nhánh là ở vị trí cố định và không bao giờ thay đổi thì lựa chọn tổng đài nội bố Analog là một sự lựa chọn hoàn hảo. Còn nếu có ngân sách nhiều và hướng tới sự ổn định và tùy biến mở rộng tốt thì tổng đài nội bộ IP sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời nhất.

Tuy nhiên với thời đại công nghệ số như hiện tại thì Nam Thái nhận thấy các doanh nghiệp thường lựa chọn tổng đài IP sử dụng. Nếu quý khách hàng cần lắp đặt tổng đài IP hãy liên hệ Nam Thái.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TMDV NAM THÁI

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà B3, KĐT Mỹ Đình 1, P.Cầu Diễn, Q.Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội

Điện thoại: 0247.77.99.555 - 09.111.444.26

Email: info@namthaigroup.com

Website: https://thietbiso24h.com