5 lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại dần trở thành hệ thống quan trọng trong mỗi doanh nghiệp bởi mang đến nhiều lợi ích. Tùy vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp mình mà bạn cần cân nhắc lựa chọn giữa dịch vụ tổng đài Analog hay tổng đài ảo. Theo đó, trường hợp đã có sẵn hệ thống điện thoại Analog từ trước, thì nên xây dựng hệ thống tổng đài ảo để sử dụng được nhiều tính năng hơn. Tổng đài ảo có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục của Doanh nghiệp.

Khi lắp đặt tổng đài doanh nghiệp cần lưu ý những gì? Cùng Nam Thái tham khảo trong bài viết dưới đây.

Xác định nhu cầu doanh nghiệp

Xác định nhu cầu doanh nghiệp cũng là một bước vô cùng quan trọng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau. Có thể bạn chỉ cần nghe gọi cơ bản nhưng cũng có thể cần thêm nhiều tính năng hơn. Như: tổng đài tích hợp CRM, có nhiều kênh tương tác, đồng bộ dữ liệu. Bởi vậy, bạn cần nhìn nhu cầu hiện tại để lên kế hoạch xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp của mình.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định số lượng người dùng trước đó để có thể xây dựng hoặc thuê hệ thống phù hợp.

Lựa chọn đầu số tổng đài

Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn đầu số tổng đài. Hiện nay, có 4 dạng đầu số chính có thể sử dụng đó là: Đầu số 1900, 1800, đầu số cố định và đầu số Mobi SIP.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối có chức năng tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ tổng đài.  Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp nâng cao năng suất và chất lượng cuộc gọi.

Nếu bạn thường xuyên di chuyển thì nên lựa chọn Softphone. Tuy nhiên nếu chỉ nghe và gọi điện thoại tại văn phòng. Thì bạn nên chọn lựa IP Phone hoặc tai nghe tổng đài thì phù hợp hơn.

Trang bị đường truyền Internet ổn định

Đường truyền Internet ổn định là điều kiện để tổng đài nội bộ văn phòng hoạt động hiệu quả. Mặc dù chiếm khá ít băng thông với cuộc gọi VoIP. Nhưng bạn cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh tình trạng Internet chập chờn, dẫn tới cuộc gọi không được ổn định.

Ngoài ra, trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng (Backup) là điều nên làm. Điều này giúp đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố.

Lựa chọn đơn vị lắp đặt uy tín

Bạn cần lựa chọn đơn vị lắp đặt tổng đài uy tín để có thể có hệ thống tốt và hoạt động ổn định. Doanh nghiệp cần tìm hiểu trước nhu cầu và xin tư vấn để lựa chọn đơn vị lắp đặt.

Trên đây là những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại doanh nghiệp mà bạn cần nắm vững. Nếu cần thông tin nào khác, hãy nhấc máy và gọi ngay cho nhân viên tư vấn của chúng tôi, bạn nhé.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TMDV NAM THÁI

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà B3, KĐT Mỹ Đình 1, P.Cầu Diễn, Q.Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội

Điện thoại: 0247.77.99.555 - 09.111.444.26

Email: info@namthaigroup.com

Website: https://thietbiso24h.com