Có cần thiết sử dụng tổng đài nội bộ cho trường học?

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ thường được sử dụng cho công ty, doanh nghiệp với nhu cầu liên lạc lớn. Vậy ở trường học có cần thiết sử dụng tổng đài điện thoại không? Nó sẽ mang tới những lợi ích gì cho trường học? Các trường như thế nào nên sử dụng để tiết kiệm chi phí liên lạc? Hãy tham khảo ngay nội dung bài viết dưới đây nhé!

I. Tổng đài điện thoại nội bộ

1. Thế nào là tổng đài điện thoại nội bộ?

Tổng đài điện thoại nội bộ là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu – cuối liên lạc gọi nội bộ cho nhau và có thể gọi ra ngoài trên 1 số đường trung kế nhất định. Hệ thống tổng đài giúp tiết kiệm chi phí liên lạc, nâng cao uy tín và độ tin cậy cho đơn vị sử dụng.

Lắp đặt tổng đài điện thoại cho trường THPT

2. Phương thức kết nối và hoạt động của tổng đài

Trên tổng đài sẽ có rất nhiều cổng ta gọi chung là port. Các port để kết nối với các đường line bên ngoài ta gọi là đường trung kế (CO). Các port để kết nối các thiết bị bên trong ta gọi là các máy nhánh (EXT)

Trên tổng đài sẽ có 1 công COM – để kết nối với máy tính quản lý toàn bộ hệ thống. Cổng kết nối bình lưu điện. Tất cả các thiết bị trong tổng đài được kết nối với nhau bằng dây điện thoại 2P hoặc 4P, thông thường 1 dây có 2 ruột dây mát và dây nóng.

Có 2 cách lập trình tổng đài như sau:

Đổ chuông trực tiếp: Sẽ quy định đổ chuông cho máy nhánh trực tiếp nào đó, người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy và tiếp chuyện với khách hàng.

Chế độ DISA: Tổng đài sẽ tự động phát ra 1 câu chào hướng dẫn khách hàng thực hiện thao tác ngay trên điện thoại của khách hàng để gặp được bộ phận mà mình muốn gặp. Trong vòng 10 giây nếu khách hàng không thao tác thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà ta đã quy định.

Mỗi một máy nhánh của tổng đài được quy định bằng 1 số nhất định mà ta lập trình cho nó trên các port (cổng) của tổng đài.

II. Sử dụng tổng đài nội bộ cho trường học

1. Trường học có cần sử dụng tổng đài nội bộ?

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà trường học lựa chọn việc lắp đặt tổng đài hay không. Đối với các trường học có quy mô nhỏ như mẫu giáo, mầm non, trường tư thục giữ trẻ có thể không cần sử dụng vì nhu cầu liên lạc ít. Tuy nhiên, những trường học có lượng lớn học sinh, sinh viên thì tổng đài lại rất cần thiết, sử dụng tổng đài sẽ không mất phí liên lạc trao đổi nội bộ, chỉ phát sinh phí khi gọi các cuộc ngoại mạng, gọi ra ngoài nên tiết kiệm lượng lớn chi phí liên lạc.

Các trường học có quy mô lớn, kinh doanh hoạt động bền vững có thể chọn hình thức lắp đặt tổng đài điện thoại IP cho trường học để tiết kiệm chi phí hàng tháng về lâu về dài, đặc biệt còn có thể thiết lập lời chào, hạn chế cuộc gọi đi, kiểm soát thời lượng cuộc gọi, có thể phân nhánh các phòng ban liên hệ, chuyển hướng khi đường dây đang bận, hổ trợ nhanh chóng nhất cho phụ huynh, học sinh, sinh viên khi cần thiết.

Lắp đặt tổng đài điện thoại cho trường quốc tế

2. Hệ thống tổng đài cho trường học bao gồm những gì?

- Đường trung kế (đường line bưu điện từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng).

- Tổng đài điện thoại: Bộ trung tâm chuyên xử lý, chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số…

- Máy nhánh: Bao gồm tất cả các điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy in, máy fax…

- Hộp cáp: Nơi tập trung dây tín hiệu, dùng để đấu nối các thiết bị đầu cuối… nhằm chống sét và phục vụ công tác bảo hành, bảo trì về sau trở nên đơn giản hơn.

Một số phụ kiện kèm theo như: Dây điện thoại; Bộ nguồn dự phòng; Bàn giám sát DSS; Card hiển thị số gọi đến;…

3. Lợi ích của tổng đài nội bộ cho trường học

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì nó giúp kết nối thông tin liên lạc giữa các phòng ban, các bộ phận trong trường nhanh chóng nhất, mang tới lợi ích như sau:

- Giảm chi phí cước gọi hàng tháng đến 40 - 50%

- Các cuộc gọi có thể giới hạn thời gian, số phút gọi tối đa.

- Hỗ trợ liên lạc với phụ huynh, học sinh, sinh viên nhanh chóng.

- Có thể phân cấp làm nhiều nhánh, theo phòng ban thuận tiện quản lý.

- Xây dựng lời chào, hướng dẫn cuộc gọi đến giúp tiết kiệm thời gian chờ.

- Liên lạc nội bộ giữa các phòng ban, các cơ sở hoàn toàn miễn phí.

III. Dịch vụ lắp đặt tổng đài nội bộ cho trường học

1. Quy trình lắp đặt tổng đài cho Trường Học

Nam Thái chuyên tư vấn và lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại cho trường học với quy trình như sau:

- Công ty chúng tôi tiếp nhận thông tin đăng ký lắp đặt của khách hàng.

- Cử nhân viên trực tiếp xuống khảo sát thực tế số phòng sử dụng.

- Gửi sơ đồ chi tiết hệ thống, báo giá hệ thống điện thoại nội bộ.

- Dự toán chi phí triển khai và hiệu quả hoạt động sơ bộ cho khách hàng.

- Khách hàng đồng ý tiến hành ký hợp đồng - lên kế hoạch triển khai.

- Thi công theo đúng tiến độ trong hợp đồng - bàn giao công trình đúng thời hạn.

- Khách hàng nghiệm thu công trình, hệ thống tổng đài Trường Học và thanh toán tiền.

2. Cam kết dịch vụ Nam Thái

Nam Thái cam kết dịch vụ chất lượng, đội kỹ thuật tay nghề cao, sản phẩm chính hãng – bảo hành đầy đủ. Thi công an toàn với mức giá cạnh tranh nhất.

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ ở trường học đóng vai trò quan trọng khi giúp kết nối thông tin liên lạc giữa các phòng ban, các bộ phận trong trường nhanh chóng. Vậy nếu bạn cần thi công lắp đặt tổng đài cho trường học hãy liên hệ ngay Nam Thái để được tư vấn và báo giá sớm nhất.

Hình ảnh thi công Nam Thái thực hiện:

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ, quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TMDV NAM THÁI

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà B3, KĐT Mỹ Đình 1, P.Cầu Diễn, Q.Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội

Điện thoại: 0247.77.99.555 - 09.111.444.26

Email: info@namthaigroup.com

Website: https://thietbiso24h.com/