Hướng dẫn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho siêu thị

Hệ thống siêu thị của bạn đang lên phương án lắp đặt tổng đài nội bộ để tiết kiệm chi phí liên lạc và quản lý cuộc gọi, cũng như tăng mức độ chuyên nghiệp. Hoặc bạn đã có hệ thống tổng đài và muốn tự cài đặt hệ thống? Tuy nhiên, bạn không chuyên về lĩnh vực này nên cần tìm hiểu thông tin, hướng dẫn cài đặt? Đối với hệ thống tổng đài của siêu thị hay bất cứ hệ thống nào thì đều có những bước cài đặt cơ bản tương tự nhau. Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết các bước cài đặt cơ bản dưới đây để tự cài đặt cho hệ thống của bạn nhé!

1. Các phím cơ bản cài đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Khi bạn muốn cài đặt hãy xem máy điện thoại đang ở trạng thái nào. Nếu ở trạng thái trực tiếp gọi ra bạn ấn phím (*) để truy cập cài đặt.
Mỗi lần thực hiện cài đặt một chức năng xong mà nghe thấy tút 1 tiếng là bạn đã cài đặt đúng, 3 tiếng tút là bạn đã cài đặt sai. Kiểm tra kỹ các bước trước khi cài đặt lại.

Dùng phím (*) để bắt đầu lệnh, phím (#) để kết thúc lệnh. Khi quá trình cài đặt nhập lệnh mà có phát hiện thiếu sót thì có thể trực tiếp chọn phím (*) để thực hiện lại từ đầu mà không cần phải tắt máy.

2. Thiết lập nhân viên trực ban nhận cuộc gọi

Khi có khách hàng gọi tới các máy con được thiết lập đổ chuông, chuông sẽ tự động đổ người dùng chỉ cần nhấc máy để thực hiện đàm thoại. Trường hợp bạn cài máy trực ban khi đường dây thoại bận, hệ thống tổng đài nội bộ sẽ tự động tìm máy nhánh không bận và nhận cuộc gọi.

3. Thiết lập trả lời tự động khi khách hàng gọi đến

Máy tổng đài nội bộ sẽ tự động đọc lời chào, thông báo phân luồng thông tin theo các phím tắt người gọi có thể chọn gặp máy con hoặc có thể cài đặt cho người gọi gặp máy tổng trước khi tới máy con. Khi người gọi chọn một phím tắt vào số máy con thì máy đó sẽ tự động đổ chuông, bạn chỉ cần nhấc máy là có thể thực hiện đàm thoại.

4. Thực hiện báo số máy nhánh

Bạn thao tác chọn: (#81) với các máy gián tiếp thực hiện gọi đi và (*#81) với các máy trực tiếp thực hiện gọi đi. Bạn có thể phân biệt nhanh số ban đầu của các máy nhánh khi thực hiện thao tác này để thử.

5. Thực hiện các cuộc đàm thoại nội bộ

Để thực hiện cuộc gọi nội tuyến cho các máy nhánh có thể trực tiếp liên lạc ra bên ngoài. Bạn thao tác các phím trên máy nội dung : (*+203)
 Khi bạn sử dụng cần lưu ý kiểm tra xem máy đang ở trạng thái gọi ra bên ngoài hay không nếu thấy tín hiệu âm thanh của đường đường dây bên ngoài ấn phím * để chuyển đổi sang gọi nội bộ. Và để chắc chắn bạn hãy đợi nghe âm thanh tín hiệu báo trong nội bộ mới chọn số máy nhánh cần gọi.

Gọi nội bộ thực hiện với các máy nhánh muốn gián tiếp thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài. Cách thực hiện đơn giản bạn chỉ cần ấn số máy nhánh cần gọi.

6. Chuyển rời vị trí nhanh chóng

Cách thực hiện: Chọn ( #* ABC) với các máy gián tiếp thực hiện cuộc gọi đi và (*# ABC) với các máy trực tiếp thực hiện cuộc gọi đi.

Chuyển rời vị trí khi người dùng ở xa máy nhánh, tất cả các điện thoại gọi vào máy này sẽ tự động chuyển tới một máy khác bạn chỉ định.

Ví dụ : khi bạn đang dùng máy số 236 nhưng bạn lại chuyển đến máy con 568 thì chức năng này sẽ giúp bạn chuyển tất cả các cuộc gọi tới máy 568. Đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào.

7. Thiết lập chuyển cuộc gọi vào các đầu máy nhánh

Bạn muốn chuyển máy nhánh khác nghe cuộc thoại mà bạn đang giao tiếp có thể thực hiện như sau :

Bạn ấn nút nhận cuộc gọi bạn sẽ nghe thấy âm thanh đường dây trong và ấn tiếp số máy khác cần chuyển. Điện thoại được chuyển tới sẽ nghe thấy tiếng máy con đổ chuông và khi máy đó đã nhận bạn có thể gác máy.

Thao tác: Bật công tắc của cổng vào hay phím FLASH/R và số máy nhánh. Chuyển cuộc gọi từ một máy nhánh này tới máy nhánh khác là thực hiện chuyển cho các cuộc thoại gọi tới
Thực hiện đàm thoại ba bên: Cách thức ấn chọn nút (+ * +) và số máy con, là hình thức chuyển cuộc thoại từ máy con này sang máy con khác mà cả hai máy cùng lúc thực hiện cuộc thoại cả ba bên.

8. Dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại cho siêu thị

Với mỗi yêu cầu lắp đặt sẽ cần hệ thống tổng đài sao cho phù hợp nhất. Bạn cần phải đánh giá và lựa chọn tổng đài phù hợp với doanh nghiệp của mình để đạt được hiệu quả tốt nhất. Dịch vụ Nam Thái cung cấp trọn gói giải pháp thi công lắp đặt tổng đài điện thoại cho siêu thị, chuyên thi công mới, mở rộng hệ thống, sửa chữa, bảo trì và cài đặt hệ thống chuyên nghiệp.

Các tính năng của tổng đài cần có khi lắp đặt

– Hiển thị số nội bộ và từ ngoài gọi vào. Cho phép chuyển cuộc gọi ra di động…
– Chức năng ACD (Chức năng phân phối cuộc gọi đều cho các máy lẻ không máy nào nghe quá nhiều).
– Chức năng thống kê cuộc gọi như gọi đến, gọi đi, gọi nhỡ, báo cáo tình trạng các cuộc gọi.
– Cho phép phát thông báo khi đi ra ngoài hoặc hết giờ, ngoài giờ làm việc
– Thiết lập đường dây nóng cho khách hàng than phiền, thông báo các sự cố, dịch vụ…

Các thiết bị cần sử dụng khi lắp đặt tổng đài điện thoại

– Tổng đài: Theo dung lượng bạn cần (bao nhiêu đường vào và bao nhiêu máy lẻ nội bộ).
– Chạy các đường dây máy lẻ và các thiết bị chạy dây như: Dây điện thoại, gen ốp dây vào tường cho đẹp, wallplate dùng làm ổ điện thoại gắn lên tường.
– Các thiết bị sử dụng cần thiết cho tổng đài như: Bàn lễ tân, điện thoại máy lẻ, phần mềm tính cước, bộ lưu điện, Card lời chào...
– Điện thoại bàn: Dùng làm các máy nội bộ
– Phần mềm tính cước: Dùng tính cước các máy lẻ, cho phép in cước phí gọi ra của từng máy lẻ bất kỳ lúc nào.
– Bộ lưu điện: Dùng cấp nguồn điện cho tổng đài phòng trường hợp bạn đang làm việc mà bị cúp điện là không làm việc được nữa.

Quy trình lắp đặt tổng đài Nam Thái thực hiện

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, cử kỹ thuật đến khảo sát
Bước 2: Lên sơ đồ lắp đặt, tư vấn khách hàng về thiết bị nên sử dụng
Bước 3: Báo gí chi tiết thiết bị, nhân công lắp đặt
Bước 4: Thực hiện lắp đặt tổng đài, cài đặt hệ thồng
Bước 5: Chuyển giao hệ thống và thanh toán.

Đến với dịch vụ Nam Thái chắc chắn bạn sẽ hài lòng bởi tính chuyên nghiệp với kỹ thuật hơn 10 năm thi công lắp đặt. Bất kỳ một hệ thống nào cũng được xử lý nhanh chóng, hoạt động hiệu quả, hạn chế tối đa sự cố phát sinh.

Hình ảnh Nam Thái thi công các dự án tổng đài điện thoại:

Mọi thông tin chi tiết bạn vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TMDV NAM THÁI
Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà B3, KĐT Mỹ Đình 1, P.Cầu Diễn, Q.Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội
Điện thoại: 0247.77.99.555 - 09.111.444.26
Email: info@namthaigroup.com
Website: https://thietbiso24h.com/