Nên chọn tổng đài nào cho văn phòng nhiều chi nhánh?

Hiện nay hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ không còn xa lạ gì với các văn phòng doanh nghiệp. Việc sử dụng tổng đài nội bộ mang lại nhiều lợi ích mà doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng. Vậy với các doanh nghiệp, văn phòng nhiều chi nhánh thì nên sử dụng tổng đài nào? Tổng đài analog hay tổng đài ảo sẽ phù hợp hơn? Cùng Nam Thái tìm hiểu thông qua nội dung bài viết nhé!

1. Tổng đài điện thoại Analog

Trước hết chúng ta cùng tìm hiểu về hệ thống tổng đài analog. Đây là hệ thống tổng đài truyền thống phù hợp cho các văn phòng vừa và nhỏ. Analog là công nghệ đời đầu phục vụ nhu cầu nghe gọi của doanh nghiệp. Hiện nay, công nghệ này vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Xem thêm >> Thiết bị tổng đài

Một số điểm hạn chế của analog như tổng đài phải nối dây điện đến từng máy nhánh và chỉ có thể kết nối được nội bộ trong một văn phòng. Hệ thống này có tính năng đơn giản, gọi nội bộ. Không thể lưu trữ thông tin cuộc gọi hay lưu trữ thông tin cuộc gọi. Tổng đài điện thoại Analog cũng khó nâng cấp hệ thống và không thể kết nối với các phần mềm CRM, ERP.

2. Tổng đài ảo – VOIP

Tiếp theo là hệ thống tổng đài ảo, phát triển sau analog và có nhiều tính năng vượt trội hơn. Hệ thống này phù hợp cho các văn phòng lớn, văn phòng có nhiều chi nhánh. Đây là dịch vụ điện thoại sử dụng nền tảng IP để thực hiện cuộc gọi. Tổng đài VoIP chỉ cần một đầu số thuê bao là đã có thể tiếp nhận đồng thời nhiều cuộc gọi ra và vào. Nhờ vậy công ty tiết kiệm chi phí đầu tư. Khách hàng, đối tác cũng không cần nhớ quá nhiều số để gọi đến công ty. Ngoài ra tổng đài này tương thích hoàn toàn với những đầu số 1900, 1800,…

Hệ thống có thể tiếp nhận cuộc gọi và chủ động chuyển hướng theo lịch làm việc, ngoài giờ làm việc, chuyển tiếp đến số điện thoại khác. Hệ thống cũng dễ dàng nâng cấp, mở rộng máy nhánh cùng nhiều tính năng tiên tiến hơn.

3. Dịch vụ tổng đài ảo ứng dụng như thế nào?

Tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường.

Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo có thể sử dụng trên:

- Điện thoại IP
- Trên máy tính
- Trên Smartphone

Dịch vụ tổng đài ảo hỗ trợ rất nhiều có các doanh nghiệp để có thể chăm sóc khách hàng tốt nhất. Bởi có những tính năng:

- Không giới hạn khoảng cách địa lý giữa các máy lẻ trong thành phố,
In và tính cước nóng, đặt được giá cước cuộc gọi theo yêu cầu,

- Quản lý doanh thu và chi phí sử dụng bất kỳ lúc nào, tại bất kỳ địa điểm nào có Internet.

- Số lượng thuê bao trong một tổng đài không bị hạn chế, đăng ký sử dụng dịch vụ rất đơn giản và nhanh chóng.

- Tương tác thoại IVR, hộp thư thoại, ghi âm cuộc gọi, quản lý cấu hình qua giao diện web và đặc biệt là miễn phí các cuộc gọi nội bộ.

- Không tốn chi phí khai thác, vận hành và bảo dưỡng hệ thống,...

4. Tổng đài ảo phù hợp với văn phòng nhiều chi nhánh

Văn phòng nhiều chi nhánh danh nghiệp nên lựa chọn tổng đài ảo bởi:

Chi phí đầu tư không lớn

Không cần đầu tư bất kỳ hệ thống. Không cần sử dụng đường truyền điện thoại kéo từ bưu điện như hệ thống tổng đài thông thường. Doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự để quản lý tổng đài mà tổng đài được cài đặt để trả lời tự động, để nhận định cuộc gọi...

Quản trị dễ dàng

Quản trị hệ thống và thiết lập cấu hình được thực hiện thông qua Internet trên trình duyệt web.

Dễ dàng sử dụng

Khách hàng có thể sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN có sẵn hoặc mạng 3G, wifi. Không mất phí liên lạc giữa các điện thoại trong nội bộ, phí liên lạc ra bên ngoài cũng được giảm đáng kể.

Dễ lưu trữ

Sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến như hiện thị cuộc gọi đến, đi, lưu trữ cuộc gọi, tin nhắn thoại, nghe gọi giữa 3 máy với nhau, chuyển cuộc gọi đến số máy cá nhân, chặn số gọi đến... Có thể làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau.

Tích hợp với nhiều phần mềm

Dễ dàng tích hợp các chức năng điện thoại dựa vào số chủ gọi CallerID để truy vấn thông tin khác, click to call... với các phần mềm khác mà doanh nghiệp sử dụng như CRM...

Dễ tùy biến theo nhu cầu

Dễ dàng thêm thiết bị đầu cuối nếu có nhu cầu cần thêm một số điện thoại để liên lạc nữa.

5. Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tốt nhất

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khác nhau. Nam Thái là một trong những đơn vị lắp đặt tổng đài cho văn phòng uy tín. Chúng tôi đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, tư vấn và lắp đặt cho nhiều đơn vị từ nhỏ tới nhiều chi nhánh. Đội kỹ thuật chuyên sâu, sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng 24/7.

Mọi chi tiết về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TMDV NAM THÁI

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà B3, KĐT Mỹ Đình 1, P.Cầu Diễn, Q.Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội

Điện thoại: 0247.77.99.555 - 09.111.444.26

Email: info@namthaigroup.com

Website: https://thietbiso24h.com/