Tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp – Analog hay IP?

Tổng đài điện thoại nội bộ dần trở nên phổ biến và là trợ thủ đắc lực cho công việc sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc lắp đặt tổng đài điện thoại cũng được nhiều doanh nghiệp chú trọng. Hiện nay, có hai loại tổng đài phổ biến là tổng đài Analog và tổng đài IP, mỗi loại lại có ưu nhược điểm riêng. Vậy bạn nên lựa chọn Analog hay IP? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Nắm rõ thực trạng và nhu cầu của doanh nghiệp

Đầu tiên, các bạn cần xác định rõ những vấn đề của doanh nghiệp đang có. Nếu gặp phải 1 trong những ý sau, nghĩa là bạn cần đầu tư một tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp vừa thành lập, đang cần xây dựng kênh liên lạc

- Nhu cầu gọi điện trong giữa nhân viên, các phòng ban cao

- Tổng đài đang sử dụng thường xuyên gặp vấn đề, kết nối bị lỗi, ít tính năng,…

- Cần tìm các thiết bị đầu cuối chất lượng tốt để đảm bảo nghe – gọi hiệu quả.

2. Các công nghệ tổng đài nội bộ dành cho doanh nghiệp

Hiện tại đang có song song 2 công nghệ tổng đài là công nghệ Analog và công nghệ Voip. Hãy cùng phân tích ưu và nhược điểm, từ đó chọn ra công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Lắp đặt tổng đài điện thoại Analog

Đây là công nghệ xuất hiện từ 20 năm trước. Vì xuất hiện đã lâu và không được cải tiến nên mang những hạn chế sau:

- Lắp đặt cồng kềnh: Bạn phải mua tổng đài cứng, sau đó từ tổng đài nối đường dây cáp đến các máy điện thoại con.

- Chỉ kết nối trong 1 phòng,nếu công ty có nhiều phòng/ ban thì phải mua nhiều cục tổng đài.

- Tính năng đơn giản: gọi nội bộ, gọi ra, gọi vào.

- Mở rộng khó khăn: Mỗi loại tổng đài có một cấu hình sẵn khi vượt qua cấu hình này thì việc nâng cấp mở rộng rất khó khăn. Ví dụ ban đầu công ty có 10 người cần 10 cái điện thoại nội bộ sau này phát sinh thêm 2 nhân viên mới thì phải nối thêm đường dây, thậm chí là mua mới cục tổng đài. Gây lãng phí và tốn kém.

Ngày trước, chúng ta chỉ cần dùng điện thoại khi có nhu cầu gọi cho ai đó. Nhưng với sự phát triển của cuộc sống, nhu cầu liên lạc được mở rộng hơn như ghi âm cuộc gọi, nhạc chờ, gọi đàm thoại cùng lúc 3 máy nhánh,… Những điều này sẽ không thể giải quyết được nếu bạn dùng công nghệ Analog.

>> Cách sửa lỗi máy tính không nhận mạng dây (Lan) Win 7 và Win 10

Lắp đặt tổng đài điện thoại IP

Tổng đài điện thoại IP hay còn gọi Voip là viết tắt của “Voice-over-internet-protocol”. Đây là giao thức điện thoại qua internet, chính nhờ đặc điểm này mà tổng đài IP có nhiều tính năng ưu việt hơn Analog rất nhiều.

Đây là công nghệ mới nhất, hiện đại nhất đang được triển khai rộng rãi trên toàn cầu. Tại Việt Nam, công nghệ IP đã triển khai từ năm 2010. Ngày nay càng nhiều đơn vị muốn sử dụng tổng đài nội bộ ứng dụng công nghê Voip thay thế cho Analog.

- Không đòi hỏi hạ tầng phức tạp: chỉ cần có mạng internet, wifi là triển khai được.

- Không phụ giới hạn vùng địa lý: một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng địa lý khác nhau.

- Gọi nội bộ miễn phí bằng các số máy nhánh 101, 102, 103,…

- Nghe – gọi nhiều cuộc đồng thời: Tăng tối đa không gian liên lạc của doanh nghiệp và khách hàng.

- Lời chào tự động IVR: Phân luồng nhu cầu khách hàng qua phím bấm chỉ với lời chào được cài tự động. Linh hoạt kịch bản phù hợp với doanh nghiệp.

- Phân phối cuộc gọi ACD: Cuộc gọi của khách sẽ được điều phối thông minh tới đúng phòng/ban. Có nhiều chế độ đổ chuông.

- Ghi âm: Toàn bộ cuộc gọi sẽ được ghi âm trong 12 tháng. Thao tác nghe File dễ như nghe nhạc.

- API tích hợp phần mềm: Giải quyết tất cả nhu cầu nghe – gọi qua CRM, ERP,… Tự động lưu thông tin khách hàng trên hệ thống và hiển thị cho lần gọi kế tiếp.

- Tích hợp nhiều đầu số: Doanh nghiệp sở hữu cùng lúc nhiều số hotline 1900, 1800, điện thoại cố định, điện thoại di động.

- Bên cạnh đó là nhiều tính năng khác như nhạc chờ, rước máy, chuyển máy,…

Như vậy với những ưu điểm của tổng đài IP thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn nên lựa chọn lắp đặt thay vì sử dụng Analog. Nếu cần tư vấn và lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp, quý khách liên hệ Hotline: 09.111.444.26. Xin cảm ơn!