Những lưu ý cần biết khi tìm hiểu tổng đài nội bộ

Tổng đài điện thoại ngày càng giữ vai trò quan trọng hơn với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ, khi đây là giải pháp giúp nâng cao hiệu suất thông tin liên lạc cả trong và ngoài doanh nghiệp. Không chỉ như thế, hệ thống tổng đài điện thoại còn giữ vai trò là bộ mặt của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chăm sóc và kết nối khách hang chuyên nghiệp hơn.

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Định nghĩa theo chuyên môn tổng đài điện thoại: là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu – cuối liên lạc gọi nội bộ cho nhau và có thể gọi ra ngoài trên 1 số đường trung kế nhất  định.

Tổng đài nội bộ là 1 thiết bị điện tử - nơi tập trung tất cả các thiết bị nghe gọi (máy fax, điện thoại bàn, điện thoại bàn không dây...) vào 1 chỗ để xử lý tất cả các cuộc gọi, tín hiệu trong mạng và ngoại mạng một cách tiện lợi hơn.

2. Khả năng hoạt động của tổng đài

- Tích hợp sẵn hiển thị số gọi nội bộ.

- Tích hợp sẵn 1 kênh lời chào khi khách hàng gọi đến.

- Hỗ trợ gọi ra ngoài bằng mã cá nhân với 50 account code.

- Có thể tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc.

- Có liên lạc với nhau trong cùng 1 hệ thống hoàn toàn miễn phí

- Có thể chuyển máy cho nhau trong cùng 1 hệ thống tổng đài nội bộ

- Xử lý cuộc gọi đến bằng việc quy định việc đổ chuông trên 1 máy bất kỳ…

3. Những lưu ý khi lựa chọn lắp đặt tổng đài

Khi cần lắp đặt tổng đài chắc hẳn bạn sẽ cần tìm hiểu chi tiết về lợi ích và cách lựa chọn tổng đài phù hợp. Cùng tham 3 lưu ý chúng tôi đề cập như sau:

Yếu tố về chất lượng của hệ thống tổng đài

Chi phí luôn là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm khi đầu tư xây dựng lắp đặt tổng đài điện thoại. Song các bạn cũng cần lưu ý rằng tổng đài có thể có giá tốt nhưng phải đảm bảo về chất lượng. Vì tổng đài có chất lượng tốt, tín hiệu ổn định, có đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp bạn cần thì mới có thể mang lại những giá trị đích thực và xứng đáng với chi phí mà bạn đã đầu tư.

Nhu cầu của bạn khi sử dụng tổng đài hiện tại và tương lai

Điều quan trọng không kém khi lựa chọn tổng đài điện thoại là doanh nghiệp bạn cần xác định được nhu cầu của bạn ở cả hiện tại và trong tương lai. Hãy xác định được nhu cầu về đường truyền mà doanh nghiệp bạn cần hiện tại, đồng thời doanh nghiệp bạn cũng cần xác định kế hoạch mở rộng trong tương lai 5 năm hoặc 10 năm tới, kể cả với các phần mở rộng cho modem, máy fax…

Điều này hết sức quan trọng, vì sẽ giúp bạn chọn được tổng đài điện thoại phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn nhất. Giúp giảm thiểu được chi phí đầu tư không cần thiết, tránh trình trạng bạn không thể mở rộng tổng đài hoặc phải tốn kém chi phí đầu tư mới hay chi phí chuyển đổi tổng đài.

Những tính năng nào doanh nghiệp bạn cần khi đầu tư tổng đài

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều những thương hiệu tổng đài điện thoại khác nhau như tổng đài điện thoại Nec, tổng đài Panasonic… Và cũng có những giải pháp tổng đài khác nhau như tổng đài Analog, tổng đài IP. Theo đó, mỗi giải pháp tổng đài khác nhau sẽ có những tính năng và sự hoạt động khác nhau.

Vì thế để có quyết định đúng đắn các bạn cần phải nêu được những tính năng mà doanh nghiệp bạn cần như: tính năng giữ cuộc gọi, forwarding cuộc gọi thông minh, tính năng trả lời tự động, Voice mail, Warning message…

Tất cả các vấn đề trên nếu bạn quan tâm hơn hãy liên hệ Hotline: 09.111.444.26 để được tư vấn hỗ trợ trực tiếp. Cảm ơn bạn đã quan tâm bài viết!