Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Lắp đặt tổng đài ip đã trở thành xu hướng chung của nhiều doanh nghiệp và công ty ở Việt Nam, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp vẫn có nhiều boăn khoăn khi lắp đặt.

Những thắc mắc như tổng đài IP là gì? Giá thành như thế nào là hợp lý? Sử dụng ra sao để tận dụng hết các chức năng một tổng đài Ip cung cấp. Bài viết sau cung cấp những kiến thức cần thiết cho việc lắp đặt tổng đài điện thoại.

Những lưu ý tổng đài điện thoại trước khi lắp đặt:

Công ty hay doanh nghiệp của bạn có cần thiết phải lắp đặt tổng đài hay không? Hay chỉ lắp theo trào lưu chung?

Khả năng tài chính của công ty đến đâu?

Hệ thống của doanh nghiệp bạn có thể mở rộng trong tương lai không?

Đường truyền của bạn có đảm bảo hay không?

Khi xảy ra lỗi kỹ thuật ai là người xử lý?

Tầm quan trọng của việc lựa chọn các hệ thống điện thoại IP

Cho dù một doanh nghiệp nhỏ hoặc một công ty lớn, hệ thống điện thoại IP đều giữ nhiều vai trò, tạo nên bộ mặt của công ty, hình thành cảm nhận trong khách hàng của bạn, hình ảnh làm việc chuyên nghiệp. Nếu khách hàng không thể hiểu bạn, bạn sẽ không thể bán sản phẩm dẫn đến năng suất giảm. Mặt khác, hệ thống điện thoại IP phải nâng cao giá trị nhận thức cho doanh nghiệp trong mắt của khách hàng và dẫn đến tăng năng suất nhân viên.

- Khi lựa chọn hệ thống, hãy nhớ rằng vấn đề không chỉ là về chi phí mà là giá trị đích thực mà hệ thống điện thoại IP mang lại cho công ty bạn. Hãy suy nghĩ không chỉ về các tính năng bạn cần trong một tổng đài điện thoại IP, mà cả những gì bạn sẽ cần trong tương lai để tiết kiệm chi phí trong dài hạn.

- Đầu tiên, cần xem xét công ty của bạn cần bao nhiêu đường truyền và phần mở rộng. Bạn cần cộng số lượng nhân viên và sự tăng trưởng của công ty, lẫn số lượng nhân viên trong tương lai gần. Hãy chắc chắn bao gồm tổng số phần mở rộng cho các máy fax, modem, và các thiết bị thẻ tín dụng đầu cuối nếu sử dụng cho nhu cầu của bạn. Và mục tiêu mở rộng trong tương lai của bạn là gì?

- Cho dù bạn có kế hoạch phát triển chủ động, hoặc sự phát triển công ty còn tương đối nhỏ trong một thời gian nhiều năm, lưu ý điều này vì nó rất quan trọng trong quyết định của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ bổ sung thêm nhân viên biên chế và các trạm làm việc thêm trong vài năm tới, xem xét việc này trong quyết định của bạn. Nó luôn luôn tốt hơn nếu bạn đánh giá quá cao và có nhiều dòng hơn cần thiết, hơn là đánh giá thấp và khách hàng nhận được một tín hiệu bận rộn.

- Chọn bao nhiêu dòng bạn cần trong 2-3 năm tiếp theo, trong khi bạn chỉ có thể có bốn hoặc năm người lao động ngày nay, nó có khả năng sẽ là một rắc rối lớn, chưa kể đến một khoản chi phí cắt cổ, để chuyển đổi từ một hệ thống KSU-ít hơn một hệ thống điện thoại PBX. Không lập kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai có thể tạo ra một sự tốn kém sai lầm trong tương lai.

Phân loại mục đích sử dụng tổng đài điện thoại:
– Dùng để liên lạc trong nội bộ công ty hoặc gọi ra ngoài cho nhanh -> Với mục đích này bạn nên lắp đặt tổng đài điện thoại Analog là rẻ nhất.

Những tính năng cơ bản cần có của tổng đài điện thoại là:

- Hiển thị số nội bộ và từ ngoài gọi vào

- Chức năng thống kê cuộc gọi như cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, cuộc gọi nhỡ, báo cáo tình trạng các cuộc gọi.

- Chức năng phát thông báo khi tất cả các máy lẻ đều bận.

- Chức năng ACD (Chức năng phân phối cuộc gọi đều cho các máy lẻ không máy nào nghe quá nhiều).

- Chức năng thông báo khi ngoài giờ hỗ trợ…….

Lợi ích khi dùng tổng đài

- Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

- Bảo mật các cuộc gọi điện thoại nội bộ.

- Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.

- Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:

- Có khả năng chận các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.

- Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.

- Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.

- Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.

- Lắp đặt thêm đầu số 1900 hoặc 1800 để sử dụng dịch vụ tư vấn khách hàng được chuyên nghiệp, dễ nhớ

- Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.

- Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.

Tham khảo thêm ===>>> lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng

Quý khách hàng cần thêm thông tin, mọi chi tiết xin liên hệ:

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TMDV NAM THÁI

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà B3, KĐT Mỹ Đình 1, P.Cầu Diễn, Q.Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội

Điện thoại: 0247.77.99.555 - 09.111.444.26

Email: info@namthaigroup.com

Website: https://thietbiso24h.com/